Overview

^TQSistema gestisce la documentazione e i dati di ogni Sistema Gestionale, singolo o integrato, a supporto dell'attività delle aziende già certificate o che intendano certificarsi secondo i seguenti standard:

• ISO 9000:1994 ed ISO 9000:2000 (Vision 2000) per la Qualità
• ISO 14000 e Registro EMAS per l'Ambiente
• EN 45000 sull'accreditamento dei laboratori
• OHSAS 18001 - BS 8800 per la Sicurezza

Può essere anche utilizzato dai consulenti che vogliano dotarsi di uno strumento semplice e rapido per realizzare la documentazione da fornire alle aziende clienti.

In particolare ^TQSistema permette di gestire con facilità:

1. la redazione e la revisione della documentazione secondo cicli di approvazione che abilitano le diverse funzioni aziendali
2. i cicli di verifica e di approvazione
3. la distribuzione, la consultazione e l'archiviazione della documentazione attraverso la LAN aziendale (versione LAN) o la Intranet/Internet/Extranet (versione WEB)
4. il ritiro e l'identificazione dei documenti non più validi o superati e che devono essere conservati
5. la predisposizione, l'archiviazione, l'aggiornamento e l'eliminazione delle registrazioni della qualità
6. la definizione delle Unità Operative dell'azienda per permettere la gestione della documentazione per aziende con più sedi (versione WEB)

Attraverso la funzionalità del collegamento tra i documenti, ^TQSistema permette la definizione della struttura della documentazione per un efficace controllo del sistema documentale nel suo complesso e per un rapido accesso ai singoli documenti.

Grazie a ^TQSistema la procedura per il Controllo dei Documenti e dei Dati viene incredibilmente semplificata. La quantità di carta da controllare e da archiviare praticamente si annulla.

^TQSistema consente di gestire i Manuali, le Procedure, le Istruzioni Operative, i documenti di registrazione, gli allegati ed ogni altro documento correlato.

Sulla base delle normative suddette ^TQSistema si propone anche come guida per:

• preparare manuali con la possibilità di coesistenza integrata dei tre sottosistemi Qualità, Ambiente, Sicurezza
• costituire uno spunto per una definizione di un Sistema integrato “evoluto” ed in linea con la normativa di riferimento esistente
• finalizzare le attività svolte all'interno dell'azienda in registrazioni “scritte” su specifica modulistica personalizzata alle caratteristiche aziendali
• creare la modulistica suddetta in modo da raccogliere i dati in modo strutturato ed omogeneo, evitando il proliferare di “pezzi di carta” diversi l'uno dall'altro, che si prestano ad interpretazioni opinabili e quindi non possono sempre costituire oggettivi riferimenti per giudicare il livello di conformità delle prestazioni offerte dall'azienda.

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Creazione, emissione e revisione di un documento

^TQSistema implementa il ciclo di vita di un documento aziendale in maniera conforme alle normative standard di riferimento (Qualità, Ambiente e Sicurezza) incominciando dalla creazione del documento in cui si definiscono le caratteristiche generali (sezione del manuale, procedura, modulo, allegato, ecc.). Proseguendo poi con l'edizione in cui il documento sarà sottoposto ad un ciclo di approvazione (nell'esempio: redazione, verifica, approvazione). Fino a quando il ciclo di approvazione non sarà concluso il documento si troverà nello stato di modifica. Dopo aver eseguito l'ultimo passo di approvazione il documento verrà emesso e passerà nello stato attivo. Il documento resterà nello stato attivo fin quando non verrà sostituito da una nuova revisione su cui sono state apportate modifiche di miglioramento.

Allo stesso modo una nuova revisione del documento sarà sottoposta ad un ciclo di approvazione e soltanto al momento della sua emissione andrà a sostituire nello stato attivo la revisione precedente; questa a sua volta passerà nello stato di vecchia revisione.

Il ciclo di vita del documento appena descritto è totalmente supportato da ^TQSistema tramite le tre visualizzazioni degli elenchi: Documenti in modifica, Documenti attivi e Vecchie revisioni.

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Distribuzione della documentazione

^TQSistema permette la distribuzione della documentazione al personale aziendale mediante la definizione delle liste di distribuzione dei documenti, in cui è definito l'elenco delle funzioni aziendali autorizzate a consultare elettronicamente il documento (lista di distribuzione elettronica) o che hanno ricevuto una copia cartacea del documento (lista di distribuzione cartacea).

Tramite le liste di distribuzioni elettroniche è possibile quindi:

• autorizzare il personale aziendale ad accedere in consultazione alla documentazione aziendale
• registrare in un apposito file di log del programma la data e l'ora di accesso al particolare documento da parte dell'utente del programma
• inviare notifiche automatiche, tramite posta elettronica di internet, sulla disponibilità di nuovi documenti o di nuove revisioni di documenti esistenti

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Documenti collegati e campi automatici

^TQSistema permette di "navigare" il sistema documentale : è possibile inserire all'interno di ogni documento aziendale, redatto in ambiente Word, dei collegamenti ipertestuali verso altri documenti aziendali, che sono citati nel documento in esame. In tal modo è sufficiente un doppio clic sul campo per aprire il documento collegato. Sono inoltre definiti i collegamenti gerarchici tra tutti i documenti, in modo da disporre sempre di un quadro d'insieme del Sistema Documentale, che risulta molto utile nel caso di modifiche.

^TQSistema permette inoltre di creare un documento aziendale a partire da un modello personalizzato, ovvero che contiene al suo interno campi aggiornati automaticamente dal programma stesso, come ad esempio: la Sigla del documento, il Titolo del documento, l'Indice di revisione del documento, la Data di emissione del documento, il Sintetico modifica della revisione, la Sigla della classe di appartenenza del documento, il Titolo della classe di appartenenza del documento, la Ragione sociale dell'azienda.

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Versioni disponibili: LAN e WEB

^TQSistema è disponibile in versione LAN, pensata per le aziende monosede, e in versione WEB, studiata per soddisfare le esigenze delle aziende multisede e dei gruppi di lavoro sparsi, che permette di gestire tutto il patrimonio documentale aziendale e i dati ad esso relativi, archiviati in un database centralizzato accessibile mediante il web.

Architettura LAN e WEB

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Prezzo di ^TQSistema versione LAN a partire da 490 euro +iva

Prezzo di ^TQSistema versione WEB a partire da 1.890* euro +iva

(*) per la versione WEB il prezzo comprende una giornata di intervento on site da parte di un tecnico specializzato per l'installazione e la formazione all'utilizzo.

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